Política de Tratamiento de Datos Personales
Documento que regula cómo se tratan los datos personales dentro de la plataforma Dentrisoft, quiénes son los responsables y cómo pueden ejercerse los derechos de los titulares.
Dentrisoft opera en un modelo de doble responsabilidad sobre los datos personales: actúa como Responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes (clínicas y sus equipos), y como Encargado del tratamiento de los datos de los pacientes de esas clínicas. Esta distinción es fundamental para determinar quién responde ante cada titular.
1 Identificación del Responsable del Tratamiento
Dentrisoft como RESPONSABLE
Sobre los datos del equipo de la clínica cliente (propietarios, recepcionistas, odontólogos):
La CLÍNICA como RESPONSABLE
Sobre los datos de sus pacientes ingresados en la plataforma:
Cada clínica odontológica cliente es el Responsable del tratamiento de los datos personales de sus propios pacientes. Dentrisoft actúa como Encargado según el Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA).
2 Encargados del Tratamiento
Dentrisoft puede recurrir a terceros (sub-encargados) para operar el servicio. Estos proveedores solo tratan datos bajo instrucciones explícitas y están sujetos a estándares de seguridad equivalentes:
3 Datos Sujetos a Tratamiento
Datos de identificación y contacto
Nombre, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono, dirección, municipio y departamento.
Datos de salud (sensibles)
Historia clínica odontológica, odontograma, diagnósticos (CIE-10), tratamientos (CUPS), alergias, régimen de salud y EPS. Requieren autorización expresa del paciente, otorgada a la clínica cliente.
Datos financieros administrativos
Registros de pagos, planes de pago, saldos de cartera, honorarios de odontólogos. Estos datos son de carácter administrativo y no constituyen procesamiento de pagos.
Datos de acceso y auditoría
Registros de inicio de sesión, direcciones IP, acciones realizadas en el sistema (auditoría de eventos).
4 Finalidades del Tratamiento
Los datos se tratan únicamente para:
- a)Prestar el servicio de gestión odontológica contratado.
- b)Generar reportes administrativos y exportaciones RIPS solicitados por el Cliente.
- c)Garantizar la seguridad e integridad de la plataforma.
- d)Dar cumplimiento a obligaciones legales y requerimientos de autoridades colombianas.
- e)Analizar datos agregados y anonimizados para mejorar el servicio.
- f)Gestionar la facturación y la relación comercial con el Cliente.
Prohibición expresa: Dentrisoft no vende, alquila ni cede datos personales de pacientes a terceros con fines comerciales o publicitarios.
5 Derechos de los Titulares
Los titulares de datos personales (artículo 8, Ley 1581 de 2012) tienen derecho a:
Saber qué datos personales están siendo tratados y para qué.
Que sus datos sean actualizados cuando estén desactualizados.
Corregir datos inexactos o incompletos.
Solicitar la eliminación cuando no exista obligación legal de conservarlos.
Retirar el consentimiento para el tratamiento cuando aplique.
Obtener de forma gratuita una copia de sus datos tratados.
Ante la SIC si sus derechos son vulnerados.
Por ejercer cualquiera de los derechos anteriores.
6 Procedimiento de Consultas
El titular o su representante legal puede presentar una consulta para conocer la información personal que se trata:
Enviar solicitud a [email protected] con asunto: "Consulta de datos - [Nombre]".
Incluir: nombre completo, tipo y número de documento, descripción de la información consultada y datos de contacto.
Dentrisoft responderá dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud completa (artículo 14, Ley 1581 de 2012). Si no es posible, se informará antes del vencimiento y se prorrogará por 5 días hábiles adicionales.
7 Procedimiento de Reclamos
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un presunto incumplimiento:
Presentar reclamo a [email protected] con asunto "Reclamo de datos - [Nombre]", adjuntando copia del documento de identidad y descripción detallada del reclamo.
Si el reclamo está incompleto, Dentrisoft solicitará la información faltante dentro de los 5 días hábiles siguientes. El titular tendrá 2 meses para subsanar.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá una leyenda de "reclamo en trámite" en la base de datos por el tiempo de resolución.
El reclamo será resuelto en un máximo de 15 días hábiles (artículo 15, Ley 1581 de 2012), prorrogables por 8 días hábiles más si es necesario.
Si el reclamo no es resuelto satisfactoriamente, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Canales de Contacto para Asuntos de Privacidad
Correo electrónico
[email protected]Soporte general
[email protected]Teléfono / WhatsApp
+57 311 521 6290Domicilio
Ibagué, Tolima, Colombia
Autoridad de control — SIC
Superintendencia de Industria y Comercio · www.sic.gov.co · Tel: 601 592 0400
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